Tips Bangun Kekompakan Tim Selama Masa Work From Home

Work from home atau sering disingkat WFH, semakin mengemuka seiring virus corona merebak dan menjadi pandemi global. Di Indonesia, WFH menjadi solusi yang ditawarkan oleh Presiden RI – Joko Widodo untuk menekan laju penyebaran COVID-19 di negeri tercinta. Ia mengimbau masyakat agar bekerja, belajar, dan beribadah dari rumah. Puncaknya adalah pertengahan bulan Maret ini, dimana banyak perusahaan nasional dan mustinasional kemudian meminta karyawannya untuk melakukan WFH.

Bagi para manager, peran baru ini tentu sangat menantang. Terlebih untuk selalu terhubung dan tetap kompak selama masa-masa sulit berlangsung. Adakah cara paling efektif membuat tim mengetahui fokus pekerjaan saat ini? Bagaimana pula cara meningkatkan stabilitas dan kualitas hasil kerja dengan adanya banyak distraksi di rumah?

Inilah beberapa strategi yang perusahaan bahkan para manager dapat ambil untuk membangun tim yang kompak, meski waktu kerja lebih fleksibel, seperti dikutip dari Linkedin Talent Blog.

1. Bangun Leadership Jarak Jauh

Para manager, inilah saatnya Anda bergerak menjadi ‘notulen’ mendokumentasikan berbagai tantangan yang dihadapi tim saat bekerja dari jarak jauh. Komunikasikan hal ini saat rapat antar bagian, dan jadilah jembatan penghubung antara mangement dengan tim. Namun satu yang perlu Anda ingat, bahwa kunci keberhasilan membangun peran ini adalah transparansi.

Katakan dengan bijak kepada tim apabila tantangan yang dihadapai memang diprioritaskan atau tidak. Selanjutnya, Anda dapat menunjuk seorang DRI (Directly Responsible Individuals) untuk mencari solusinya, agar business as usual tidak terganggu.

2. Buat Sebuah Grup Bersama untuk Memastikan Anggota Tim Terkomunikasikan

Salah satu tantangan terbesar dan paling umum yang dihadapi tim pekerja jarak jauh adalah memastikan semua anggota terkomunikasikan informasi dan tugas-tugas penting dalam cara seefisien mungkin. Jadi, sebisa mungkin buatlah sebuah grup besar bersama. Berusahalah up-date secara berkala segala macam bentuk komunikasi pekerjaan di sana.

Pada situasi krisis seperti sekarang, grup ini berfungsi sebagai buku panduan bagi tim untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Jangan lupa lengkapi dengan dokumentasi jika ada perubahan penting dalam proses kerja, untuk meminimalisir kebingungan dan disfungsi tugas.

3. Atur Jalur Komunikasi Formal dan Informal

Jika memungkinkan, manfaatkan teknologi video call sebagai alat komunikasi formal antar anggota tim. Anda dapat menjadwalkan video conference setiap sebelum mengawali dan mengakhiri hari kerja. Agendanya adalah huddle dan daily internal progress. Capture perbincangan dengan tim dan informasikan kepada superior Anda bahwa tim bekerja seperti layaknya di kantor.

Sedangkan jalur komunikasi informal, misalnya dengan membuat always-on video conference room. Setiap anggota dapat masuk dan keluar sebebasnya dan mengobrol layaknya bertatap muka di kantor. Cara ini cukup efektif agar anggota tim dapat beradaptasi dengan perubahan cara kerja yang tiba-tiba. Ide-ide kreatif lain komunikasi informal selama work from home dengan video call diantaranya:
– Virtual coffee break, virtual birthday surprise, dll
– Tur ruang kerja di rumah (Plus perkenalan anggota keluarga, istri atau anak)
– Appreciation of the day, dimana satu anggota bergiliran setiap hari untuk memberikan apresiasi terhadap team-mate lainnya
– Online game session, tentunya setelah jam kerja berakhir

4. Minimalkan Platform Kerja

Banyak platform digital yang dapat Anda andalkan untuk membuat koordinasi antar anggota semakin mudah. Google Docs, Microsoft Team, Slack, Zoom, dll, adalah sebagian dari company-wide chat tool yang dapat dipilih. Pastikan juga anggota tim memiliki akses mudah ke sistem internal kantor melalui VPN untuk mengambil data-data yang dibutuhkan.

5. Jadilah Penggerak Cultural Change

Manusia pada dasarnya menolak perubahan tiba-tiba, terlebih saat krisis. Para manager harus berusaha memahami hal ini. Bayangkan jika anggota tim ada yang tidak memiliki work place yang memadai di rumah, sedangkan jadwal video conference wajib diikuti. Obrolan ringan seputar cara tetap fokus saat kerja di rumah atau trik bangun home office dadakan bisa menjadi pencair suasana.

Keterbatasan lain yang dihadapi bisa juga berupa ketersediaan internet yang lazim di Indonesia. Disinilah Anda dituntut untuk merangkul perubahan dan menjadi penggerak cultural change. Salah satu caranya adalah memberdayakan semua anggota untuk bahu-membahu berkontribusi dalam proyek berlangsung. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing.

Catatan penting bila Anda adalah seorang manager di perusahaan dengan kultur in-office yang kuat. Ketahuilah bahwa work from home atau sistem bekerja jarak jauh adalah sebuah proses, bukan instan. Anda dituntut untuk selalu terbuka terhadap cara kerja mana yang sukses dan tidak untuk mencapai hasil dan goal yang diinginkan.

Kemudian beritahukanlah hal ini kepada seluruh anggota tim Anda, sehingga masing-masing fungsi dapat melakukan refleksi diri dan terus berkembang. Ajak mereka untuk beradaptasi serta memiliki pola pikir, opsi bekerja dengan jam fleksibel akan menjadi suatu hal yang penting di masa-masa mendatang.

Motivation of the day

Managing a remote company is much like managing any company. It comes down to trust, communication, and company-wide support of shared goals.

-Darren Murph – Head of Remote at GitLab – Independent Research Firm-